Kiedy włączamy tryb awaryjny

Tryb awaryjny KSeF uruchamiamy, gdy nie możemy wystawić lub odebrać e-Faktury w KSeF w zwykły sposób: planowana przerwa techniczna, chwilowa niedostępność, problem z autoryzacją, błąd integracji czy incydent sieciowy. Zasada jest prosta: zatrzymujemy czynności, które muszą przejść przez KSeF, a w zamian włączamy procedurę buforowania i dokumentowania działań.

• Poziom 1 — KSeF niedostępny (komunikat systemowy): uruchamiamy bufor i rejestr awaryjny.
• Poziom 2 — integracja firmowa niedostępna (np. błąd kluczy/ZAW-FA): próbujemy obejść narzędziem alternatywnym (Aplikacja Podatnika) lub też włączamy pełny tryb awaryjny KSeF.
• Poziom 3 — problem lokalny (VPN/łączność): eskalacja do IT, bufor lokalny, zgłoszenie do lidera ciągłości.

Co robimy w trakcie przerwy — bufor i „minimalny opis”

W trybach szczególnych KSeF (offline/awaryjnych) nadal wystawiamy faktury, tyle że poza samym systemem KSeF, zgodnie z przepisami o trybach szczególnych. Równolegle prowadzimy pakiet dowodowy i rejestr awaryjny, który pozwoli poprawnie odtworzyć sprzedaż i zakupy po wznowieniu oraz dosłać faktury do KSeF w wymaganym terminie.

Sprzedaż (wystawiający)

• Rejestr awaryjny sprzedaży — numer wewnętrzny, kontrahent (NIP), netto/VAT/brutto, pozycje/stawki, warunki płatności.
• Faktura offline + podgląd — w zależności od trybu (offline/awaryjny) wystawiasz faktury poza KSeF, przekazujesz je nabywcom (np. w PDF), a po wznowieniu dosyłasz do KSeF w wymaganym ustawowo terminie. Dodatkowo możesz wysłać podgląd/proformę z jasną adnotacją o przerwie, ale nie zastępuje ona faktury wystawionej offline.
• Minimalny opis — kategoria, projekt/MPK, osoba odpowiedzialna; to przyspieszy rozliczenia.

Zakupy (odbierający)

• Skrzynka buforowa — gromadzimy otrzymane PDF/EDI/wydruki, nadajemy im identyfikatory tymczasowe.
• Rejestr awaryjny zakupów — dostawca (NIP), kwoty, data wpływu, opis merytoryczny i planowana akceptacja.
• Proces akceptacji — dopuszczamy skróconą ścieżkę (akceptacja posiadacza budżetu), by nie blokować dostaw/usług.

W obu strumieniach wpisujemy działania do dziennika incydentu (czas, kto, co, wynik). To potem zamienia się w raport powdrożeniowy.

Po wznowieniu — odtworzenie, uzgodnienie, zamknięcie różnic

Po powrocie KSeF do działania odtwarzamy stan w trzech krokach:

1. Wprowadzenie zaległych dokumentów — wystawiamy sprzedaż i odbieramy zakupy z rejestru awaryjnego. Każdy wpis w rejestrze musi dostać numer KSeF lub status „nie dotyczy”.
2. Powiązania i korekty — jeśli w przerwie zaszły zmiany (zwrot, rabat), tworzymy korekty i wiążemy je z dokumentem pierwotnym.
3. Uzgodnienie i zamknięcie — porównujemy rejestr awaryjny z logiem integracji i raportami KSeF; różnice opisujemy i zatwierdzamy w protokole.

Na koniec wysyłamy krótki raport powdrożeniowy do interesariuszy (BR i klient): co się wydarzyło, ilu dokumentów dotyczyło, czy wystąpiły różnice i jakie mamy wnioski.

Role i odpowiedzialności — kto co robi

• Lider ciągłości (BR) — ogłasza rozpoczęcie i zakończenie trybu, pilnuje dziennika incydentu i decyzji.
• Operator sprzedaży — prowadzi rejestr awaryjny sprzedaży i przygotowuje pakiet dowodowy.
• Operator zakupów — buforuje faktury zakupowe i prowadzi skróconą akceptację.
• Administrator KSeF/IT — diagnozuje dostęp, monitoruje integrację, uruchamia obejścia.
• Opiekun klienta — komunikuje status i przekazuje instrukcje (np. gdzie pobrać kopię podglądową).

Minimalna zasada: zawsze z imieniem i nazwiskiem. Tryb awaryjny nie może być „bezpański”.

Komunikacja — jasno i krótko

Sprawdza się schemat „3 komunikaty”:

1. Start: „Włączamy tryb awaryjny. Sprzedaż i zakupy trafiają do rejestru, dokumenty zostaną wprowadzone po wznowieniu.”
2. Status: „Co 2 godziny aktualizujemy postęp i czas przewidywanego wznowienia. Pytania kierować do lidera ciągłości.”
3. Powrót: „KSeF działa. Wprowadzamy zaległe dokumenty, raport po zamknięciu różnic jutro do 12:00.”

Do kontrahentów wysyłamy jednolity szablon (mail/portal), aby nie produkować dziesiątek indywidualnych wyjaśnień.

Artefakty i narzędzia — co mieć pod ręką

• Rejestr awaryjny sprzedaży/zakupów (arkusz lub moduł w systemie).
• Dziennik incydentu — kto, kiedy, co, wynik; linki do zrzutów i logów.
• Szablony komunikatów — start, status, powrót.
• Checklista odtworzenia — wprowadzenie → powiązania → uzgodnienie → raport.
• Lista kontaktów — lider, IT, opiekunowie klientów, osoby do akceptacji.

Po wszystkim — metryki i wnioski

Po zakończeniu przerwy spiszmy 1-stronicowy raport:

• Skala — ile dokumentów w buforze (sprzedaż/zakupy), ile korekt po odtworzeniu.
• Czas — ile trwało wprowadzenie zaległości, ile przypadków wymagało ręcznej interwencji.
• Wnioski — 3 usprawnienia do wdrożenia (np. blokada wystawienia bez NIP, lepsze alerty integracji, szablon komunikatu dla kontrahentów).

Ten raport zasila przegląd kwartalny procedur (audyt), który domknie całe kompendium.