Polityka prywatności biura rachunkowego PROFIT

1. Polityka prywatności biura rachunkowego PROFIT – postanowienia ogólne

Polityka prywatności biura rachunkowego PROFIT opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej profit.warszawa.pl, klientów oraz osób kontaktujących się z biurem rachunkowym „PROFIT” Agnieszka Michalak.

Dokument został przygotowany w szczególności w związku z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz wytycznymi Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, a także krajowymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych i świadczenia usług drogą elektroniczną.

2. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

„PROFIT” AGNIESZKA MICHALAK
ul. Wąwozowa 22 lok. 67
02-798 Warszawa
NIP: 5211982072
REGON: 016264353

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem:

• pod adresem poczty elektronicznej: profit@profit.warszawa.pl
• pisemnie na adres siedziby: ul. Wąwozowa 22 lok. 67, 02-798 Warszawa
• telefonicznie: +48 504 080 040

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych (IOD). W przypadku jego powołania informacje o IOD zostaną zaktualizowane w niniejszej Polityce.

3. Zakres i cele przetwarzania danych

W zależności od tego, w jaki sposób korzystasz z naszych usług i strony internetowej, Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

3.1. Kontakt i obsługa zapytań (w tym formularz kontaktowy)

Jeśli kontaktujesz się z nami (telefonicznie, e-mailem, poprzez formularz kontaktowy na stronie), przetwarzamy dane takie jak:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• inne dane przekazane dobrowolnie w treści wiadomości.

W przypadku skorzystania z formularza kontaktowego na stronie profit.warszawa.pl system może dodatkowo automatycznie zapisać:

• adres IP urządzenia,
• datę i godzinę wysłania zgłoszenia,
• informacje techniczne dotyczące przeglądarki i systemu (np. user-agent) – wykorzystywane wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa i przeciwdziałania nadużyciom (np. spamowi).

Dane podane w formularzu kontaktowym wykorzystywane są do:

• obsługi zgłoszenia i udzielenia odpowiedzi,
• przygotowania oferty usług,
• prowadzenia historii korespondencji w razie dalszej współpracy lub konieczności obrony przed roszczeniami.

W zależności od konfiguracji serwisu wiadomość z formularza może być:

• przekazana na skrzynkę e-mail Administratora,
• w niektórych przypadkach tymczasowo przechowywana w bazie strony (np. wtyczka formularza),
• zweryfikowana przez mechanizmy antyspamowe (np. narzędzia dostawcy hostingu lub zewnętrzne usługi ochrony).

Cel: udzielenie odpowiedzi na Twoje zapytanie, prowadzenie korespondencji związanej z działalnością biura rachunkowego, przygotowanie oferty.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu bieżącej komunikacji i odpowiadaniu na zapytania.

3.2. Zawarcie i realizacja umowy o świadczenie usług

Jeżeli decydujesz się na skorzystanie z usług biura rachunkowego, przetwarzamy dane osobowe niezbędne do zawarcia i realizacji umowy, w szczególności:

• imię i nazwisko, PESEL (jeśli wymagany),
• dane firmy (nazwa, NIP, REGON, adres),
• dane kontaktowe (telefon, e-mail),
• dane wynikające z dokumentów księgowych i podatkowych (np. dane pracowników, kontrahentów, członków rodziny – w zakresie wymaganym przepisami prawa).

Cele:

• zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług rachunkowo-księgowych i doradztwa podatkowego,
• wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (m.in. przepisy podatkowe, ustawa o rachunkowości),
• ewentualne dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.

Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy,
art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze,
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (np. dochodzenie roszczeń).

3.3. Działania marketingowe

Jeśli wyrazisz na to zgodę, możemy przetwarzać Twoje dane w celu:

• przesyłania informacji o usługach, zmianach w prawie podatkowym i księgowym, wydarzeniach oraz innych treściach związanych z działalnością biura (np. newsletter),
• kontaktowania się w celu przedstawiania spersonalizowanych ofert usług księgowych i doradczych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą;
w niektórych przypadkach także art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu działań marketingowych do aktualnych klientów.

Zgodę możesz w każdej chwili wycofać – kontaktując się z nami w sposób opisany w części 2.

3.4. Korzystanie ze strony internetowej i pliki cookies

Podczas korzystania ze strony profit.warszawa.pl automatycznie zbierane mogą być niektóre dane techniczne, np.:

• adres IP,
• typ i wersja przeglądarki,
• system operacyjny,
• data i czas wizyty,
• dane o aktywności na stronie (np. odwiedzane podstrony).

Dane te mogą być zbierane m.in. za pomocą plików cookies oraz podobnych technologii.

Cel: zapewnienie prawidłowego działania strony, dopasowanie treści do użytkownika, prowadzenie statystyk odwiedzin, poprawa bezpieczeństwa i jakości usług.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu i rozwijaniu strony internetowej oraz zapewnieniu jej bezpieczeństwa; w przypadku cookies wymagających zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

3.5. Narzędzia Google (Google Analytics, Google Search Console, inne)

Administrator korzysta lub może korzystać z narzędzi oferowanych przez Google Ireland Limited, w szczególności:

• Google Analytics – narzędzie analityczne, które pomaga nam analizować ruch na stronie (np. liczba odwiedzin, czas spędzony na stronie, odwiedzane podstrony, rodzaj urządzenia i przeglądarki). Dane są przetwarzane w formie zanonimizowanej lub pseudonimizowanej i wykorzystywane wyłącznie w celu statystycznym oraz optymalizacji strony i usług. W ramach Google Analytics możemy korzystać z funkcji anonimizacji adresu IP.
• Google Search Console – narzędzie do monitorowania widoczności strony w wynikach wyszukiwania Google, analizy zapytań, błędów indeksowania i jakości ruchu z wyszukiwarki. Dane te mają charakter zbiorczy i techniczny, służą poprawie jakości treści i dostępności strony.
• Google Tag Manager – narzędzie do zarządzania tagami (skryptami) na stronie, ułatwiające implementację m.in. kodów analitycznych i marketingowych bez konieczności ingerencji w kod źródłowy przy każdej zmianie.
• Google Ads / inne narzędzia reklamowe Google – w przypadku prowadzenia kampanii reklamowych online dane mogą być wykorzystywane do mierzenia skuteczności reklam, tworzenia statystyk konwersji oraz kierowania komunikatów marketingowych.

Powyższe narzędzia mogą wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie. Dane gromadzone przez Google są agregowane i nie pozwalają nam na bezpośrednią identyfikację konkretnego użytkownika bez sięgnięcia po dodatkowe informacje.

Podstawa prawna przetwarzania:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika na cookies analityczne i marketingowe (wyrażana np. poprzez baner cookies),
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na analizie ruchu na stronie, optymalizacji treści i działań marketingowych (w zakresie dozwolonym przez prawo).

Dane przetwarzane w ramach narzędzi Google mogą być przekazywane do państw trzecich (m.in. do Stanów Zjednoczonych). W takim przypadku Google może stosować odpowiednie mechanizmy prawne, takie jak standardowe klauzule umowne lub inne instrumenty przewidziane przez RODO. Szczegółowe informacje znajdują się w politykach prywatności Google.

3.6. Narzędzia Meta (np. Meta Pixel, reklamy na Facebooku/Instagramie)

Administrator może korzystać z narzędzi oferowanych przez Meta Platforms Ireland Limited, w szczególności:

• Meta Pixel (tzw. piksel Facebooka) – kod umieszczony w serwisie, który umożliwia analizę skuteczności reklam wyświetlanych w serwisach Meta (Facebook, Instagram) oraz tworzenie grup odbiorców reklam na podstawie aktywności użytkowników na stronie.
• Menadżer reklam Meta – narzędzie do prowadzenia kampanii reklamowych, umożliwiające mierzenie konwersji i optymalizację kampanii.

Narzędzia te mogą powodować, że Meta łączy informacje o Twojej aktywności na stronie profit.warszawa.pl z innymi danymi, które posiada (np. przypisanymi do Twojego konta na Facebooku czy Instagramie). Przetwarzanie to odbywa się na zasadach określonych w polityce prywatności Meta.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda na stosowanie cookies marketingowych i profilowanie (wyrażana np. w banerze cookies),
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu skutecznych kampanii marketingowych i analizie ich wyników – w zakresie dozwolonym przez prawo.

4. Odbiorcy danych

W związku z realizacją celów opisanych powyżej, Twoje dane osobowe mogą być przekazywane:

• podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi hostingowe i IT (np. dostawca serwera, poczty e-mail, systemów księgowych),
• podmiotom świadczącym usługi prawne, doradcze, windykacyjne (jeżeli jest to konieczne do obrony lub dochodzenia roszczeń),
• bankom i instytucjom płatniczym – w związku z rozliczeniami,
• organom państwowym i samorządowym (np. urzędom skarbowym, ZUS, organom ścigania) – gdy wymagają tego przepisy prawa,
• innym podmiotom przetwarzającym dane w imieniu Administratora na podstawie zawartych umów powierzenia, w tym dostawcom narzędzi Google i Meta.

Administrator nie sprzedaje Twoich danych osobowych i nie udostępnia ich innym podmiotom w celach marketingowych bez Twojej wyraźnej zgody.

5. Okres przechowywania danych

• Dane związane z umową i dokumentacją księgową – przetwarzamy przez okres wymagany przepisami prawa (m.in. podatkowymi i o rachunkowości), najczęściej co najmniej 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
• Dane związane z korespondencją i zapytaniami – do czasu udzielenia odpowiedzi i zakończenia korespondencji, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń (zwykle nie dłużej niż 3 lata), jeżeli treść korespondencji może mieć znaczenie dowodowe.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody (np. marketing) – do momentu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego przechowywania.
• Dane techniczne i statystyczne (np. logi serwera, cookies) – przez okres niezbędny do celów, dla których są przetwarzane (zazwyczaj do 12–24 miesięcy) lub do czasu ich usunięcia przez użytkownika (w przypadku cookies).

6. Prawa osoby, której dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy dane oraz kopii danych,
• prawo do sprostowania (poprawiania) danych,
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
• prawo do ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych – w zakresie przewidzianym w art. 20 RODO,
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec profilowania,
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem,
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeśli uznasz, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami w sposób opisany w części 2 tej Polityki.

7. Dobrowolność podania danych

• Podanie danych niezbędnych do zawarcia i realizacji umowy (oraz wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych) jest obowiązkowe – ich brak uniemożliwi zawarcie umowy lub wykonanie usługi.
• Podanie danych w celach marketingowych oraz zapis na newsletter lub inne formy komunikacji marketingowej jest dobrowolne – brak zgody nie wpływa na możliwość korzystania z usług rachunkowych.
• Korzystanie ze strony możliwe jest również bez podawania dodatkowych danych osobowych, przy ograniczonej funkcjonalności niektórych narzędzi (np. formularza kontaktowego czy cookies wymagających zgody).

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady Administrator nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Jeżeli w związku z korzystaniem z określonych narzędzi (np. narzędzi analitycznych lub komunikacyjnych dostarczanych przez dostawców spoza EOG, takich jak Google czy Meta) dojdzie do przekazywania danych do państw trzecich, będzie się to odbywać wyłącznie na podstawie odpowiednich mechanizmów prawnych przewidzianych w RODO (np. decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne).

9. Pliki cookies i podobne technologie

Strona internetowa profit.warszawa.pl może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie (np. local storage) w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania i wyświetlania strony (cookies niezbędne),
• analizy ruchu na stronie i statystyk odwiedzin (cookies analityczne/statystyczne – m.in. Google Analytics),
• dostosowania treści i ewentualnych komunikatów marketingowych (cookies funkcjonalne i marketingowe – m.in. Meta Pixel, Google Ads oraz inne narzędzia reklamowe).

Przy pierwszej wizycie na stronie może zostać wyświetlony baner informujący o wykorzystywaniu cookies, umożliwiający wyrażenie zgody lub zarządzanie ustawieniami. W każdej chwili możesz również zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce internetowej lub usunąć je ręcznie.

Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcje dostępne na stronie internetowej.

10. Zmiany Polityki prywatności

Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, zmian w sposobie przetwarzania danych osobowych lub zmian funkcjonalności strony.

O istotnych zmianach Polityki możemy poinformować poprzez odpowiedni komunikat na stronie profit.warszawa.pl. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna na tej stronie.

11. Informacje o Administratorze w skrócie

Administrator danych:

„PROFIT” AGNIESZKA MICHALAK
ul. Wąwozowa 22 lok. 67
02-798 Warszawa
NIP: 5211982072
REGON: 016264353

Przeważająca działalność (PKD): 69.20.Z – Działalność rachunkowo-księgowa; doradztwo podatkowe.
Data rozpoczęcia działalności: 15.03.2000 r.